Mês 1-2: Organização da comissão e definição de bases
A primeira tarefa da comissão recém-formada é organizar-se internamente. Defina os cargos e responsabilidades, escolha a forma de comunicação (grupo no WhatsApp, reunião presencial mensal), e faça uma reunião com a turma para apresentar o plano e recolher expectativas. Estabeleça também o primeiro orçamento estimado: quanto cada família pode investir sem comprometimento excessivo.
Simultaneamente, pesquisem datas possíveis para o evento — verifiquem com a instituição de ensino os prazos acadêmicos, reservas de calendário e disponibilidade de espaços. Esse trabalho inicial evita dores de cabeça depois. A empresa de formaturas pode ajudar a definir as melhores datas com base na experiência de outras turmas da mesma instituição.
Mês 2-3: Pesquisa de mercado e primeira consulta a empresas
Com as bases definidas, é hora de pesquisar. Convoquem pelo menos 3 empresas de formaturas para apresentar propostas — não fechem contrato na primeira reunião. Avaliem portfólio, referências de turmas anteriores, clareza dos contratos ecompatibilidade com o orçamento da turma.
Na mesma fase, façam visitas técnicas a pelo menos 3 espaços de evento na cidade — isso dá noção real de preços, capacidades e infraestrutura disponível. Muitos formandos só descobrem que o espaço é pequeno demais ou inadequado quando já assinaram contrato — visitas prévias evitam esse problema.
Mês 3-4: Escolha de empresa e negociação do contrato
Após a pesquisa, a comissão deve escolher a empresa de formaturas e iniciar a negociação do contrato. Pontos não negociáveis no contrato: descrição detalhada de cada serviço incluído, valores e cronograma de pagamentos, cláusula de cancelamento com multa proporcional, lista de fornecedores com nome e CNPJ, e prazo de entrega de todos os materiais após o evento.
Nunca assine contrato sem que toda a comissão leia e aprove. Se possível, peça para um advogado ou familiar da turma dar uma olhada rápida nas cláusulas — especialmente as de cancelamento e substituição de fornecedores.
Mês 4-6: Aprovação de fornecedores e detalhamento do evento
Com o contrato assinado, a fase seguinte é detalhar cada serviço. Reunião com o DJ para definir playlist e cronograma de som, reunião com o buffet para definir cardápio e cronograma de serviço, definição do tema da decoração com referência visual, e escolha da empresa de fotografia e filmagem (se não estiver incluída no pacote).
Nessa fase também é hora de iniciar a comunicação com a turma: confirmar número de formandos participantes, recolher dados para convites e souvenirs, e definir o formato dos convites (físico, digital ou ambos). Manter a turma informada regularmente reduz ansiedade e aumenta engajamento com o processo.
